Формат файла PDF подходит для переноса готовых изданий из одной информационной системы в другую, например, с компьютера рекламного агентства на компьютер типографии. Макет публикации, графика и шрифты — в просторечии называемые шрифтами — передаются вместе с файлом PDF. Внешний вид публикации остается одинаковым во всех операционных системах. Возможно сжатие изображений при создании PDF-файла, если вы хотите создать электронную публикацию, которая быстро загружается и имеет небольшой размер файла. Шрифты могут быть прикреплены к PDF-файлу, поэтому текст файла отображается правильно, даже если на компьютере читателя нет рассматриваемых шрифтов. Это настоятельно рекомендуется.

Однако при создании PDF-файла для печати или печати вы всегда должны учитывать разрешение создаваемого файла и любые допуски на постобработку для размера страницы, т. е. для какого вида использования и размера предназначен файл.

Интерактивные функции могут быть прикреплены к файлам PDF. Кликнув на картинку, например, можно запустить видеопрезентацию, а можно прикрепить к публикации звуковые файлы, которые запускаются при открытии страниц. Гиперссылки также могут быть прикреплены к документам PDF.

Вы можете создать список PDF-файлов, которые можно искать в любом PDF-файле, расположенном на том же компьютере. Списков может быть несколько и все они могут быть найдены через одно диалоговое окно. Практически таким же образом осуществляется поиск ключевых слов в содержании публикации.